دبیرخانه دائمی کنفرانس وظیفه حمایت اجرایی و ارائه خدمات در رابطه با کنفرانس در سال‌های مختلف را بر عهده دارد.

در حال حاضر دبیرخانه كنفرانس متشكل از افراد زير است:

مهندس هدی کریمی دستجردی

مدیر اجرایی انجمن

كارشناسي مهندسي مکانیک دانشگاه شريف

سمیه حسانی

مسئول دبیرخانه

كارشناسي زیست شناسی دانشگاه شهید بهشتی

شهرزاد باقری

همکار دبیرخانه

کارشناسی ارشد مدیریت پردیس دانشگاه صنعتی شریف